Bei Gutscheinen kommt das Geld sofort, die Gegenleistung folgt vielleicht nie. Ein Teil wird nie eingelöst, ein weiterer nur teilweise. Betriebswirtschaftlich ist das attraktiv, buchhalterisch dagegen anspruchsvoll.
Zwei Gutscheinarten, unterschiedliche Regeln
Der Verkauf eines Mehrzweckgutscheines ist im Sinne des Umsatzsteuerrechts wie ein Tausch eines Zahlungsmittels (z.B. Bargeld gegen Gutschein): Er wird erst im Moment des Einlösens MwSt.- und umsatzrelevant. Ein Einzweck-Gutschein steht dagegen für eine konkrete Leistung, etwa ein Wellness-Wochenende, und ist bereits beim Verkauf MwSt.-relevant – ähnlich wie eine Anzahlung.
Externe Systeme oder In-house
Für den Verkauf von Gutscheinen gibt es zwei Wege: über spezialisierte externe Anbieter oder direkt über ASA HOTEL. Extern verkaufte Gutscheine werden automatisch in die Hotelsoftware übertragen und beim Einlösen entwertet. Wer auf einen externen Dienstleister verzichten möchte, verwaltet Gutscheine als „Inhouse Voucher" komplett innerhalb von ASA HOTEL – erstellt und versendet über ASA Webmail.
Vom Verkauf bis zur Stornierung
Im Kern besteht die Gutscheinverwaltung aus Transaktionen: Kauf, Einlösung, Teileinlösung, Stornierung. Der Gutschein selbst ist nur der Rahmen dafür. Eine Transaktion beginnt im Gutscheinsystem mit dem Verkauf und endet in der Reservierung mit der Einlösung. Auch Stornierungen sind klar geregelt: Wird der Verkauf storniert, verliert der Gutschein seine Gültigkeit. Wird nur eine Einlösung storniert, erhält der Gast den Betrag auf dem Konto gutgeschrieben, und der Gutschein wird wieder gültig.
Nachvollziehbar in der Buchhaltung
Beim Anlegen eines Kontos steht die Option „Gutscheine verrechnen" zur Verfügung, mit der Transaktionen separat ausgewiesen werden. Die Auswertung „Ein-/Ausgänge Gutscheine" liefert dazu jederzeit den Überblick über alle Bewegungen.
Gutscheine werden oft nur als Marketinginstrument gesehen – dabei sind sie eine eigenständige Ertragsquelle, wenn sie auch entsprechend verwaltet werden.
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