Auf Initiative des DEHOGA Bayern hat Walter Nussel, Entbürokratisierungsbeauftragter der Bayerischen Staatsregierung, einen Leitfaden für die betriebliche Kassenprüfung erstellt.

Auf Initiative des Bayerischen Hotel- und Gaststättenverbandes DEHOGA Bayern hat Walter Nussel, MdL, in seiner Funktion als Entbürokratisierungsbeauftragter der Bayerischen Staatsregierung, zusammen mit dem Landesverband der steuerberatenden und wirtschaftsprüfenden Berufe in Bayern einen Leitfaden für die betriebliche Kassenprüfung erstellt.

Die schriftlichen Hinweise sind eine Reaktion auf das im Dezember 2016 in Kraft getretene Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, das zusätzliche Anforderungen für die Kassenaufzeichnungen vorsieht. Aufgrund nicht eindeutiger Vorgaben, was hinsichtlich einer ordnungsgemäßen Kassenführung zu beachten ist, kam es bei Unternehmen quer durch alle Branchen zu großer Verunsicherung. Es bestand bei vielen die Befürchtung, dass die Finanzverwaltung Mängel in der Kassenführung feststellen könnte und es in der Folge zu Zuschätzungen und Steuernachzahlungen bei Betriebsprüfungen oder Kassennachschauen kommt.

DEHOGA Bayern-Präsidentin Angela Inselkammer: „Ein weiterer wichtiger Erfolg im Nachgang zu unserem Runden Tisch Ende vergangenen Jahres in der Bayerischen Staatskanzlei. Walter Nussel hat Wort gehalten. Die Broschüre ist eine großartige Hilfe für jeden Unternehmer, sie schafft ein großes Stück mehr Rechtssicherheit.“

Die auf dieser Seite herunterladbare Broschüre beantwortet eine Vielzahl von Fragen zum Thema Kassenführung und schafft in  zahlreichen Punkten Klarheit. Die Beachtung der Erläuterungen sowie die sorgfältige Dokumentation mit Hilfe der zur Verfügung gestellten Muster bietet eine gute Grundlage für eine ordnungsgemäße Kassenführung, was das Risiko für eine Beanstandung durch die Finanzverwaltung deutlich minimiert.

Konkret werden neben allgemeinen Hinweise auch die rechtlichen Rahmenbedingungen zur ordnungsgemäßen Kassenführung vorgestellt. Die Broschüre zeigt die Bedeutung einer Verfahrensdokumentation auf, gibt eine Übersicht über eingesetzte Hard- und Software für die Kassenführung, listet Zuständigkeiten inklusive entsprechender Berechtigungen auf und gibt Hinweise zum internen Kontrollsystem sowie zur Ablage der Bedienungsanleitung bzw. des Einrichtungsprotokolls. Darüber hinaus enthält sie Informationen zu Einzelaufzeichnungen und zur offenen Ladenkasse. Hinsichtlich des Themenfeldes einer elektronischen Kasse geht sie auf die Punkte „Verpflichtung“, „Unbare Geschäftsvorfälle“, „Kassenabschluss“, „Kassensturzfähigkeit/Kassenfehlbeträge“ und „Kassenbuch/Belegaufzeichnung“ ein. Im abschließenden Kapitel „Archivierung“ gibt es Tipps zur Archivierung und Herausgabe von Kassendaten sowie von begleitenden Unterlagen und Daten.

Aufgrund der Anregung des DEHOGA Bayern, eine derartige Handlungsempfehlung zu erstellen, enthalten die Ausführungen viele Beispiele aus dem Gastgewerbe sowie Vereinfachungen für die Branche. Konkret gibt es nunmehr zum Beispiel die Möglichkeit der Bildung von Warengruppen wie „Bier“, „Wein“ oder „Cocktails“. Auch wird festgehalten, dass bei Biergärten mit Selbstbedienung keine Einzeldokumentationspflicht besteht, wenn eine offene Ladenkasse geführt wird. Bei EC-Karten-Umsätzen genügt es, wenn die unbaren Geschäftsvorfälle auf dem Z-Bon erkenntlich gemacht werden. Hervorzuheben ist auch die Nichtaufzeichnungspflicht von „Sofortstorni - Zeilenstorno“. Zudem gibt es jetzt hinsichtlich des Themas Kellner-Portemonnaie eine klare und praktische und zudem umsetzbare Handhabungsmöglichkeit.

Im Einzelnen sind nachfolgenden Punkte wesentlich für die Gastronomie

1. Unter der Überschrift Einzeldokumentation

Hier ist es gelungen, die folgenden Erleichterungen bzw. Klarstellungen für Gastwirte unterzubringen:

a) Im Grundsatz sind alle Geschäftsvorfälle in der Gastronomie einzeln aufzuzeichnen. Das bedeutet, dass jedes Gericht, bzw. Getränk genau zu bezeichnen ist. Bei den elektronischen Kassen wäre folglich für jede verkaufte Bier- bzw. Weinsorte ein gesonderter Artikel anzulegen. Das ist gerade in Bierhäusern oder Cocktailbars praktisch nicht umsetzbar.

Es ist uns gelungen, in die Broschüre aufzunehmen, dass die Bildung von Warengruppen zulässig ist. Als zulässige Beispiele von Warengruppen wurden Oberbegriffe Biere, Weine und Cocktails legitimiert. Gerade für Cocktailbars, Bierhäuser und Restaurants wird dies einerseits Rechtssicherheit und andererseits eine große Erleichterung in den Aufzeichnungspflichten mit sich bringen. Zu beachten ist allerdings, dass die in einer Warengruppe geführten Artikel den gleichen Preis haben.

b) Klarstellend wurde das Beispiel des Gastwirtes aufgenommen. Er muss grundsätzlich nicht den Namen seiner Kunden aufzeichnen – Die Aufzeichnungspflicht besteht nur bei besonderen Veranstaltungen, etwa bei Hochzeiten oder Jubiläen.

c) Eine Aufzeichnungspflicht des Namens besteht für den Gastwirt selbst dann nicht, wenn das Kassenprogramm theoretisch die Möglichkeit der „Kundenverwaltung“ vorsieht.


2. Unter der Überschrift Offenen Ladenkasse

Die Biergärten mit Selbstbedienung wurden gänzlich von der Einzeldokumentationspflicht ausgenommen, wenn diese ein offene Ladenkasse führen.


3. Unter der Überschrift Elektronische Kasse

a) Für EC-Kartenumsätze wurde für das Gastgewerbe eine praktikable Handlungsempfehlung für den Umgang mit EC-Karten-Umsätzen festgehalten. Seitens des Bundesfinanzministeriums wurde vorgegeben, dass „unbare“ Geschäftsvorfälle nicht ohne eine deutliche Kenntlichmachung in das Kassenbuch aufgenommen werden dürfen. Diese Anforderung war für die Gastwirtschaft aber vor dem Hintergrund der tatsächlichen Gegebenheiten der Kasse nicht umsetzbar. Seither ist in der Literatur ein großer Streit darüber entbrannt wie damit umzugehen ist. Der DEHOGA Bayern hat jetzt erreicht, dass die Kenntlichmachung auf dem Z-Bon ausreicht – das gibt eine Rechtssicherheit.

b) Die Erläuterungen zu den Themen (Gutscheine, Rabatte, Storno) betreffen in erster Linie die Gastronomie. Da die Themen sehr komplex sind, hat sich der Verband dort auf die wichtigsten Hinweise verständigt.

c) Hervorzuheben ist auch die Nichtaufzeichnungspflicht von „Sofortstorni - Zeilenstorno“. Die Finanzverwaltung geht davon aus, dass zu jedem Storno eine Erläuterung gefertigt und diese anschließend auch archiviert wird. Für die offensichtlichen Fälle „Sofortstorno“ haben wir nunmehr festgeschrieben, dass diese nicht weitergehend zu erläutern bzw. zu dokumentieren sind.


4. Unter der Überschrift Kassenabschluss

Hier ist das umrandete Beispiel auf Initiative des DEHOGA Bayern hin wegen der hohen Praxisrelevanz aufgenommen worden. Es ist ein Leitfaden dafür, wie ein Wirt privat verauslagte Wareneinkäufe zu behandeln hat, damit es bei einer Betriebsprüfung keine Probleme gibt.


5. Unter der Überschrift Kassensturzfähigkeit

Hinsichtlich des Themas Kellner-Portemonnaie gibt es jetzt eine klare, praktische und zudem umsetzbare Handhabungsmöglichkeit.


6.    Unter der Überschrift Kassenbuch

Der Hinweis auf die Überprüfung, ob im Gastbetrieb mehrere Kassen parallel zu führen sind, stammt vom DEHOGA Bayern und betrifft ausschließlich die Gastronomie. Leider werden die Kassen in der Praxis oft miteinander vermischt, das führt regelmäßig zu Beanstandungen in der Betriebsprüfung.


7.    Unter der Überschrift Archivierung

Hier ist der Praxistipp der „freiwillig“ vorzuhaltenden Unterlagen auf Bestreben des Verbandes in die Broschüre eingegangen. Werden solche Grundaufzeichnungen angefertigt, ist das sicherlich der beste Schutz für die Gastronomie.