Gäste- und Kundenregistrierung

Als Gastronom sind Sie aufgefordert eine Gästeliste mit Name und Kontaktdaten von jeweils einer Person pro Hausstand sowie dem Zeitraum des Aufenthalts zu führen, um eine Kontaktpersonenermittlung im Falle eines nachträglich identifizierten Corona-Falles zu ermöglichen. Die Gästeliste ist hierbei so zu führen und zu verwahren, dass Dritte sie nicht einsehen können, zudem sind die Daten nach Ablauf eines Monats zu vernichten.

Um eines gleich vorweg zunehmen: Unser oberstes Ziel bei dieser Regelung ist es, die Gästeregistrierungspflicht abzuschaffen. Solange es sie aber gibt, wollen wir Ihnen mit darfichrein.de eine möglichst praktikable und einfache digitale Lösung für die (Selbst-) Registrierung Ihrer Gäste bieten, die ...

  • ganz einfach, intuitiv von den Gästen z.B. noch vor Einlass oder am Tisch bedient werden kann
  • eine Zettelwirtschaft möglichst vermeidet oder zumindest minimiert
  • ein Höchstmaß an Datensicherheit gewährleistet
  • keine kommerziellen Interessen im Vordergrund hat

 

Wie funktioniert darfichrein.de?

Gastronomen erstellen auf darfichrein.de in wenigen Sekunden ein Konto. Dabei wird ein QR-Code generiert, der ausgedruckt und in der Gaststätte, auf den Tischen oder in der Speisekarte angebracht wird. Die Gäste scannen den QR-Code mit ihrem Smartphone und geben ihre Kontaktdaten an. Dafür muss nichts installiert oder heruntergeladen werden. Ist der Gast angemeldet, kann er Ihnen dies jederzeit durch ein grünes Symbol anzeigen.

Diejenigen Gäste, die kein Smartphone besitzen oder es nicht verwenden möchten, können sich auch über ein Gerät, z.B. Tablet, der Gaststätte oder durch das Servicepersonal eintragen. Sollte weder Gast noch Gastronom über ein entsprechendes Gerät verfügen, kann in diesem (Einzel-) Fall ja nach wie vor auf eine Papierlösung zurückgegriffen werden.

Übrigens wird die Anwendung auch kommunalen Einrichtungen sowie weiteren Dienstleitungsbetrieben zur Verfügung gestellt, so dass ein gewisser Bekanntheitsgrad sowie eine Vertrautheit im Umgang entstehen könnte.

 

Welche Marketingvorteile und Vereinfachungen habe ich durch die Nutzung?

  • Im Admin-Bereich können Sie Ihr Logo verlinken. Dieses wird dem Gast beim und nach dem Check-In-Vorgang dauerhaft angezeigt.
  • Außerdem können Sie auf Ihre eigenen Social-Media-Kanälen verlinken. Der Gast kann somit nach dem Check-In diese Kanäle besuchen und abonnieren.
  • Ebenfalls ist das Hinterlegen der Menü-/Speisekarte möglich. Die Gäste haben die Möglichkeit, diese nach dem Check-In direkt als PDF zu öffnen
  • Auf vielfachen Wunsch haben wir die Funktion des Gruppen-Check-Ins eingebaut. Sobald ein Gast eingecheckt hat, kann dieser den Check-In für weitere Gäste auf seinem Smartphone durchführen. Jetzt kann die Enkelin ihre Großeltern digital einchecken ;-). Die Besonderheiten:
    • Wurde kontextspezifisch, also z. B. auf „Tisch 5“ eingecheckt, werden auch alle Gruppenmitglieder auf „Tisch 5“ gebucht.
    • Des Weiteren wird beim Gruppen-Check-In eine „Verweildauer“ angegeben. Damit werden diese Gäste bereits nach dieser Zeit automatisiert ausgebucht und entsprechend beim Datenabruf gekennzeichnet.
    • Der Gruppen-Check-In passt sich automatisch an die geltenden Regelungen der zu erfassenden Kontaktdaten an.

 

Wie sieht es mit der Datensicherheit aus?

Die Anwendung wird von der Darfichrein GmbH i.Gr. bereitgestellt, einer Tochter der Anstalt für kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) und des Bayerischen Hotel- und Gaststättenverbands DEHOGA Bayern. Datenschutz und Datensicherheit werden bei Nutzung der Web-Anwendung umfassend gewährleistet. Alle Daten werden verschlüsselt und ausschließlich im deutschen Rechenzentrum der AKDB gespeichert, das durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI) auf Basis von IT-Grundschutz zertifiziert ist. Entsprechend den gesetzlichen Vorgaben werden die Kontaktdaten nach vier Wochen automatisch gelöscht. Allein auf Anforderung der Gesundheitsbehörden darf der Restaurantbetreiber die Kontaktdaten der Gäste für ein bestimmtes Zeitfenster herunterladen, entschlüsseln und an die Behörden übergeben.

 

Was kostet das Ganze?

Bei der Programmierung der Anwendung stand der Hilfsgedanke für die Branche und keine Gewinnerzielungsabsicht im Vordergrund. Deswegen können alle Gastronomen, die sich im Rahmen der Einführungsphase bis zum 5. Juli 2020 auf darfichrein.de anmelden, den Service bis Ende August kostenfrei nutzen.

Registriert man sich nach dem 5. Juli bzw. entscheidet man sich Ende August den Service weiter nutzen zu wollen, steht dieser zu einem geringen Entgelt zur Verfügung. Für DEHOGA-Mitglieder und AKDB-Kunden wird der Service für 5 Euro monatlich bereitgestellt. Der reguläre Preis beträgt 10 Euro pro Monat - unabhängig davon, wie viele Gäste das System nutzen.

Wollen Sie nach der Testphase darfichrein.de nicht weiter nutzen, brauchen Sie nichts machen. Sie bekommen Ende August eine Anfrage, ob Sie es weiter nutzen wollen, wenn Sie sich nicht melden, wird der Account einfach gesperrt.

 

Warum haben wir darfichrein.de auf den Markt gebracht?

Dies erschien uns als wichtig, da viele angewendete Lösungen, von denen wir erfahren haben, nicht den rechtlichen Vorgaben entsprechen oder personal- bzw. kostenintensiv sind, so z.B.:

  • Listen werden offen geführt, so dass Gäste die Kontaktdaten anderer Gäste einsehen können
  • Online-Reservierungssysteme werden genutzt, ohne Wissen darüber, was mit den Gästedaten geschieht, wofür sie genutzt werden bzw. ohne Sicherheit, dass diese nach der Vier-Wochen-Frist verlässlich datenschutzkonform vernichtet werden
  • Zettelwirtschaft, die zeit- und kostenaufwändig ist

 

Welche Partner bürgen für die Qualität von darfichrein.de?

  • das Konzept ist eine Idee, die auf dem WirvsVirusHackathons der Bundesregierung entstanden ist
  • die Schirmherrschaft hat Bayerns Digitalministerin Judith Gerlach übernommen
  • umgesetzt wird es gemeinschaftlich mit der AKDB, das ist die Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern, die u.a. alle Einwohnermeldedaten betreut
  • die zuständige Aufsichtsbehörde der AKDB ist das Bayerische Innenministerium

 

Diese sowie viele weitere Informationen finden Sie unter www.darfichrein.de, kurz und knapp informiert Sie auch unser entsprechender Flyer.

 

Neben der digitalen Registrierungsmöglichkeit können Sie auch eine Papiervariante wählen. Wenn Sie (z.B. ergänzend zu darfichrein.de) eine Papierlösung anbieten wollen, haben Sie zwei Möglichkeiten, für beide bieten wir entsprechende Vorlagen:

  1. Wenn der Gast seine Kontaktdaten selbst eintragen soll, müssen Sie das Einzelformular verwenden.
  2. Eine Gästeliste dürfen Sie nur dann verwenden, wenn Sie oder ein Mitarbeiter von Ihnen die Gästedaten erfasst. 

 

Unabhängig davon, welchen Weg der Gästeregistrierung Sie wählen, müssen Sie Ihre Gäste darüber informieren, was mit deren Daten geschieht. Hierfür haben wir ein Datenschutz-Informationsblatt erstellt, dass Sie in Ihrem Betrieb deutlich sichtbar (eventuell an mehreren Stellen) aushängen müssen.

Antworten auf viele weitere Fragen zum Thema finden Sie auf unser Internetseite FAQ Fragen und Antworten unter der Rubrik Datenschutz - Gästeregistrierung.

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