Der Fachbereich Gastronomie informiert:

Kassen-Nachschau – Der Kassenprüfer ist da – und nun?

Das Bundesfinanzministerium hat mit Datum vom 29.05.2018 ein so genanntes BMF-Schreiben zur Kassen-Nachschau (§ 146b AO) veröffentlicht. Zum Entwurf hatte der DEHOGA umfangreich Stellung genommen und insbesondere auf die möglichen massiven Beeinträchtigungen des Betriebsablaufs hingewiesen. Dieser Kritik wurde nur insoweit Rechnung getragen, als dass nun bei der Entscheidung des Amtsträgers, ob ein Kassensturz verlangt wird, „die Umstände des Einzelfalles zu berücksichtigen sind“. Sofern der Steuerpflichtige selbst oder sein Stellvertreter nicht anwesend sind, sind jedoch nur Mitarbeiter zur Mitwirkung bei der Kassennachschau verpflichtet, soweit sie rechtlich und tatsächlich dazu in der Lage sind.

Nach eingehender Analyse und Erörterung des BMF-Schreibens im DEHOGA-Bundesausschuss für Steuern werden wir über die konkreten Auswirkungen praxisgerecht informieren.

Allgemeines zur „Kassen-Nachschau“

Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 wurde mit § 146b AO die Kassen-Nachschau neu in die Abgabenordnung aufgenommen. Die Kassen-Nachschau ist eine weitere Maßnahme des Gesetzgebers, um die Entdeckungschance für Manipulationen an Kassen zu erhöhen. Da diese Nachschauen regelmäßig in den Geschäftsräumen zu den üblichen Geschäftszeiten durchgeführt werden, kommt es zwangsläufig zu einer Unterbrechung im Verkaufsablauf. Die Nachschauen können auch außerhalb der Geschäftszeiten vorgenommen werden, wenn im Unternehmen noch oder schon gearbeitet wird. Reputationsschäden durch derartige „öffentliche Nachschauen“ sind nicht auszuschließen, da es sich um eine neue, noch völlig unbekannte, nicht geläufige Verwaltungsmaßnahme handelt.

Was wird geprüft?

Betroffen von der Kassen-Nachschau sind u.a. elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen. Dabei wird u.a. Folgendes geprüft:

  • Verdeckte Ermittlung der wahren Aufzeichnungsform
  • Festhaltung von Nebenaufzeichnungen
  • Verdeckte Beobachtung des Geschäftsablaufs und der Handhabung der Kasse/n in den öffentlichen Geschäftsräumen einschließlich Feststellung, ob permanent Belege erteilt werden und Festhaltung von einzelnen Geschäftsvorfällen, z. B. Testkäufe und Fragen nach dem Geschäftsinhaber
  • Aufforderung zur Vorlage von Berichten und Abschlüssen (Tageslosungen, Kassenberichte, Kassenbuch, Bedienungs-/ Programmieranleitungen, Programmier-/ Einrichtungs-Protokolle, usw.)
  • Aufforderung zur Datenvorlage (aus dem elektronischen/ computergestützten Kassensystem oder Registrierkasse, App-Systeme, etc.)
  • Kontrolle der Bargeldverrechnung (insbesondere Kassensturzfähigkeit: „Ob ein Kassensturz verlangt wird, ist eine Ermessensentscheidung, bei der die Umstände des Einzelfalles zu berücksichtigen sind.“)
  • Ab dem Jahr 2020: Kontrolle, ob das Sicherheitsmodul in die Kassen integriert wurde.


Allgemeine Verhaltensregeln bei einer Kassennachschau

  • Die Kassen-Nachschau ist keine Durchsuchung: Ein Durchsuchungsrecht gewährt die Kassen-Nachschau nicht. Das bloße Betreten und Besichtigen von Grundstücken und Räumen ist noch keine Durchsuchung. Der Prüfer kann sich jedoch erst verdeckt in den öffentlichen Geschäftsräumen aufhalten und sich später zu erkennen geben. Seien Sie trotzdem freundlich und behandeln Sie den Prüfer wie einen Gast, aber Sie sind der Hausherr!
  • Lassen Sie sich den Prüferausweis und die schriftliche Ermächtigung zur Prüfung vorlegen.
  • Zutritt zu den nicht öffentlichen Geschäftsräumen ist zu gewähren – eine Nachschau kann nicht verweigert werden.
  • Informieren Sie Ihren Steuerberater oder Rechtsanwalt über die Nachschau und ziehen ihn nach Möglichkeit hinzu – der Prüfer muss bis zur Ankunft des Steuerberaters oder Rechtsanwalts jedoch nicht warten.
  • Zutritt zu den privaten Wohnräumen ist grundsätzlich tabu. Verweigern sie verbal den Zutritt und lassen Sie ggfs. diese Maßnahmen protokollieren (nur bei „Gefahr im Verzug“ ist der Prüfer berechtigt, fragen Sie gezielt nach, ob wirklich „Gefahr in Verzug“ vorliegt)
  • Die Kassennachschau umfasst nur die Kasse als solches. Nur Unterlagen die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Kasse stehen sind heraus zu geben, z. B. Kassenbuch, Tageslosungen, Kassenberichte, Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen, Einrichtungs-Protokolle, Programmierprotokolle, usw. usw.
  • Nur Sie selbst als Geschäftsinhaber sind auskunftspflichtig. Sie können jedoch einen entsprechend instruierten Ansprechpartner benennen. Nur diese Personen sollen dem Prüfer Auskünfte erteilen.
  • Wenn Sie selbst oder Ihr benannter Ansprechpartner nicht anwesend sind, sind nur Mitarbeiter zur Mitwirkung bei der Kassennachschau verpflichtet, soweit „sie rechtlich und tatsächlich dazu in der Lage sind“. Wir empfehlen, dass die restliche Belegschaft bzw. Familienmitglieder dem Prüfer am besten aus dem Weg gehen (sie sind auch nicht zur Auskunft verpflichtet). Bei Nachfrage des Prüfers bei der Belegschaft / Familienmitgliedern sollte immer auf den Geschäftsinhaber/ Ansprechpartner verwiesen werden.
  • Fallen dem Prüfer bei der Kassennachschau Unregelmäßigkeiten auf, kann er sofort, also ohne gesonderte Prüfungsanordnung und ohne Fristsetzung zu einer regulären Betriebsprüfung übergehen. Bitte informieren Sie in diesem Fall umgehend Ihren Steuerberater!


Wir sind bereits seit längerer Zeit in regem Kontakt mit dem Bürokratieabbaubeauftragten der Staatsregierung, Herrn Walter Nussel und dem Leiter der Betriebsprüfung in Bayern, um hier praxisgerechte Hilfestellungen für unsere Branche zu erreichen. Wir halten Sie selbstverständlich informiert.